COTIZACIÓN DE LOS INCENTIVOS EN LA NÓMINA. Parte 2 .Cálculo de nóminas y seguros sociales.

El 23-05-2013 publiqué el artículo COTIZACIÓN DE LOS INCENTIVOS EN LA NÓMINA, artículo que ha tenido mucho éxito y de vez en cuando me llegan consultas para ver a efectos de seguros sociales cómo se haría. En el artículo yo explicaba que cuando pagamos incentivos a personas que no están topadas es necesario realizar un cálculo para no dejar de cotizar parte del incentivo. De no hacerlo así nos exponemos a que la Inspección de Trabajo nos llame un día y nos pida explicaciones. 

¿Qué hace la Inspección? Pues se sacan las bases de cotización de los trabajadores de forma anual, que todos comunicamos,  y cuando ven que un trabajador un mes está topado y al mes siguiente vuelve a no estarlo se lo apuntan y te solicitan que lo expliques. 

Planteemos varios  ejemplo para verlo con más facilidad. La base máxima de cotización  para el año 2017  es de 3.751,20 euros. 

1- Un trabajador tiene una base de cotización de 2.000 euros mensuales y en julio le queremos dar un incentivo de 1.300 euros. Así que cogemos  esos 1.300 y se lo metemos en la nómina de julio creando un concepto que pone bono.  Como ese mes el señor tendrá una base de 3.300 euros no hay ningún problema ya que hemos cotizado el incentivo en su totalidad. Pues señores no es la forma correcta de hacerlo ya que a efectos de prestaciones estamos inflando la base. Si ese señor sufre una incapacidad temporal  en agosto cobrará sobre la base de cotización de julio que lleva 1.300 euros que no deberían estar. Si en agosto lo despidiéramos también estaríamos distorsionando la prestación.

2- Un trabajador con una base de 3.500 euros mensuales al que le pagamos un incentivo de 1.300 euros. Se los pagamos en julio y los cotizamos el mismo mes. Evidentemente estamos dejando de cotizar 1.048,8 euros. 

3- Un trabajador con una base de 3.751.20 euros, le podemos pagar el incentivo que queramos que, hasta que no lo cambie la Ley, no afecta a la cotización.

Yo estuve indagando en mi programa de nóminas para ver si me daba alguna posibilidad sencilla. De hecho te permite pagar un concepto un mes y decirle que se cotice a futuro. En el ejemplo número dos cogeríamos los 1.300 euros los dividimos entre seis  meses y le decimos al programa que cotice ese importe añadido hasta diciembre. Problema, que seguimos falseando las bases a efectos de prestaciones, durante seis meses el trabajador tendrá una base superior a la que le corresponde y en el caso que despidamos a ese señor antes de finalizar esos seis meses dejaríamos de cotizar una parte. Por lo tanto no es la solución.

Al final solo nos queda una posibilidad, algo más complicada, tenemos que hacer una nómina de atrasos, sí he dicho atrasos. El incentivo no se puede pagar en la nómina mensual, por los problemas que más arriba os he expuesto. Hay que crear un concepto que sea ATRASO INCENTIVO o ATRASO BONO y ahí metemos el importe que queremos pagarle al trabajador. Dependiendo del periodo de generación del incentivo le decimos al programa desde qué mes hasta qué mes debe realizar el cálculo de atrasos y solucionado. Si según nuestro planteamiento pagamos el incentivo en julio del 2017 y el incentivo es semestral deberíamos cotizar atrasos de enero a junio. Hemos realizado la cotización correctamente y nos evitamos el recargo del 20% caso de que nos llamen y en un caso extremo la sanción. 

Espero haber aclarado alguna duda al respecto.

Un saludo.

JR

LOS PROGRAMAS DE NÓMINAS TAMBIÉN SE EQUIVOCAN.

En esta entrada voy a hablar de varios programas de nóminas, de mi experiencia con ellos y mi valoración personal. A lo largo de mi vida laboral he trabajado con tres programas básicamente:

1- NCS LABORAL, del año 2000 al 2002 y del 2013 hasta la actualidad como autónomo.

He de decir que de los programas que conozco el de NCS es un programa fiable, sin grandes pretensiones, que lo hace todo. Evidentemente tiene aún mucho camino por recorrer pero me costa que están en ello. Un programa a seguir y con muchas expectativas de futuro.

Si quieres fiabilidad en lo que haces, lo que usamos el 90% de los asesores e incluso las empresas, yo apostaría por ellos. Además la atención telefónica es buena, con personal competente, con formación laboral y  que entienden que están ahí para ayudarte.

Es un programa que cuando das de alta a un trabajador no te permite pasar de pantalla hasta que no has grabado los datos necesarios, lo cual te evita luego dolores de cabeza.


Si no has actualizado el calendario laboral de la empresa, no te deja calcular las nóminas, lo cual es una ventaja.

No me ha gustado que cuando haces un certificado de empresa de trabajadores que han trabajado por horas, el solo no suma esas horas y lo distribuye en el certificado. De hecho te deja mandarlo sin esa suma lo cual da error en Certifica. A mejorar ese punto.

Se queda corto en cuanto a los informes que permite generar. 

Es fácil de actualizar y de hacer copias de seguridad.

El precio es razonable. Mis felicidades.

2- A3 nom. del año 2002 al 2005, en que la empresa decidió  externalizar la realización de las nóminas  a una asesoría que trabajaba con el mismo programa. 

Es un buen programa que  permitía pasar a Excell la gran mayoría de la información que había en él. Personalmente me gustaba bastante. Está muy probado y fiable. 

A nosotros el soporte nos lo daban desde Barcelona, correctos y eficientes.

Era fácil de actualizar y de hacer las copias de seguridad.

El precio es elevado. 

4- A3 Recursos Humanos, en la actualidad.

Es un RP tan tan bueno que te ayuda a cometer errores. NO me he confundido y me explico, te da tantas posibilidades y te permite hacer tantas cosas que es más fácil equivocarse que con otros. 

Voy a poner varios ejemplos:

a) Calculas un finiquito de un trabajador y le pagas vacaciones. Pues bien el programa permite que mandes el certificado de empresa sin esas vacaciones que le has pagado en la nómina y evidentemente que comunicas en el TA2 de baja. Ya sabes que si no has marcado que el certificado incluya las vacaciones pagadas no las mete. 

Yo me pregunto en el ¡nombre de Cristo! para qué quiero mandar el certificado de empresa sin las vacaciones que le he pagado. Lo único que consigues es que te llamen del INEM.

b) Cuando das de alta a un trabajador, el programa te permite pasar sin grabar el grupo de cotización. Eso si que no lo entiendo. Salvo que sea un autónomo, para qué sirve eso. Vamos que si doy de alta a un trabajador y no le metes el grupo de cotización lo que pasa es que no cotizas a la seguridad social por el trabajador. ¿Por qué deja hacer eso? No lo entiendo. También te deja pasar sin determinar el tipo de paga extra y no hay aviso de error por ninguna parte.

c) Te deja realizar el cálculo de las nóminas sin haber actualizado los calendarios laborales, lo cual puede ser un inconveniente cuando algunos conceptos de cobro estén vinculados a los días laborales del año.

d) Este punto no es que te de la posibilidad de equivocarte, es que el programa no hace los cálculos correctamente.  El cálculo de atrasos, cuando calculas los atrasos de trabajadores a los cuales les has subido la categoría durante el año, no hace el cálculo bien en automático. Te toca ir trabajador por trabajador y rectificar los cálculos del programa. Si un trabajador de enero a junio era peón y en julio le has subido la categoría a oficial 3, lo normal, salvo que me digáis que estoy equivocado, es que de enero a junio se le calcula los atrasos de peón y de julio a diciembre los atrasos de oficial 3. Por favor si no es así que alguien me lo explique. 

Yo me pregunto, para qué tiene un apartado que puedes marcar para que tenga en cuenta los cambios de categoría si luego no lo hace en los cálculos.

En diciembre no solucionaron ese problema y ahora que he tenido que volver a hacerlos y continua igual. Supongo que hay cosas más importantes que ésta.

Es difícil de actualizar, no tiene un sistema sencillo para hacer las copias de seguridad.

Es caro.

En cuanto a los informes reconozco que te deja sacar informes con toda la información que le has metido al programa, lo cual es una clara ventaja a la hora de realizar análisis de información. 

Es un programa que requiere tener unos amplios conocimientos de su funcionamiento. Conforme lo voy conociendo me va gustando más, pero es un programa de nivel experto.

Comentario general

En más de un programa echo de menos que no tengan presente que muchos de los que lo usamos lo hacemos como complemento a nuestro trabajo. Lo que a un departamento de RRHH le da valor no es hacer las nóminas y los seguros sociales, que por supuestos hay que hacerlas y hacerlas bien, lo que nos da valor son llevar las políticas de personal, de prevención de riesgos laborales, de clima laboral, los juicios, etcétera. Las nóminas son algo complementario a nuestro trabajo, por lo tanto cuanto más sencillo el funcionamiento y cuanto más avisos te dé el programa mejor. 

Un saludo.

JR

¿COTIZA LA PRIMA DE ACCIDENTES COLECTIVO EN LA NÓMINA?

Esta cuestión ha dado mucho de sí, y aún hoy,  después  de más de una año, de la aprobación del RDL 16/2013 de  20 de diciembre del 2013, todavía hay cierta controversia. De hecho hay por ahí una creencia que dice que si está incluido en el convenio colectivo no hay que cotizar por él, otros en base a que el RDL habla de que la mejora de la prestación de la IT está exenta, dicen que tampoco. Pues señores nada más lejos de la realidad.

LA PRIMA DEL SEGURO DE ACCIDENTE DE TRABAJO,  aunque esté establecida por convenio colectivo, aunque no esté individualizada por trabajador, COTIZA. 

La clave para interpretar este RDL y la modificación que supone del artículo 109 de la LGSS está en dos modificaciones introducidas por la reforma: en su  punto 1 <<tanto en metálico como en especie>> precisión que no estaba en la redacción anterior y en su punto  2, al  establecer  una relación de números clausus <<Únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:>>. Frente a la redacción anterior que decía, <<No se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:>>. Por lo tanto lo que no está en esa relación es susceptible de cotizar en la nómina del trabajador. En el Boletín Red nº 10/2013 de 27/12/2013 la TGSS hace un cuadro resumen muy ilustrativo, que no deja lugar a dudas, más allá de las interpretaciones que cada uno quiera hacer de la lectura del  RDL en sí y del artículo 109 LGSS. Os dejo el enlace.

(http://www.segsocial.es/prdi00/groups/public/documents/binario/178628.pdf)

Os voy a poner un ejemplo, de la cláusula que os podéis encontrar en un convenio colectivo cualquiera:

<<Artículo 67. Póliza de seguros.

Las Empresas deberán concertar con la entidad aseguradora de su elección una póliza a favor de su plantilla de personal, en virtud de la cual se les garantice que, en caso de fallecimiento o de invalidez permanente en sus grados de absoluta o gran invalidez, derivados de accidentes de trabajo, percibirán una indemnización de siete mil doscientos doce euros. Para el caso de fallecimiento, las personas podrán designar el beneficiario de dicha indemnización; en su defecto, lo será el que lo sea legalmente.

Dentro del segundo semestre del presente año, se estudiará un modelo de póliza para que se garanticen otros accidentes que no sean sólo de trabajo.>>

La siguiente pregunta es ¿qué hacemos con la esa prima? Pues bien, en el caso de que no esté individualizado por trabajador, lo cual es muy común, tenemos que coger la prima de seguro y dividirla por los 12 meses que tiene el año, el resultado lo tenemos que dividir entre los trabajadores de la empresa y eso lo tenemos que meter en la nómina como retribución en especie de cada trabajador. 

Os voy a poner un ejemplo algo exagerado para que se vea con claridad: pagas 1.000 euros de póliza (realmente por 10 trabajadores puedes tener una prima anual de 40 euros) y tienes pongamos 10 trabajadores, las cuentas son simples:

1000 euros/12 (meses) = 83,33 euros/10 (trabajadores) = 8,33 euros/mes.

Cotización anual de la prima de seguro de accidente colectivo
Retribución en especie
Trab/meses	E	F	M	A	M	J	JL	A	S	O	N	D
Trabaj. 1	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Trabaj. 2	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Trabaj. 3	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Trabaj. 4	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Trabaj. 5	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Trabaj. 6	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Trabaj. 7	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Trabaj. 8	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Trabaj. 9	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Trabaj.10	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33	8,33
Total men.	83,33	83,33	83,33	83,33	83,33	83,33	83,33	83,33	83,33	83,33	83,33	83,33

Así que en la nómina mensual en el concepto de retribución en especie le tienes que meter al trabajador esos 8,33 euros, cotizas por ellos, tanto en la base de cotización como en el IRPF.

Evidentemente una empresa que tenga mucha rotación se puede encontrar que casi todos los meses tiene que rehacer estos cálculos para adecuar las nóminas al número de los trabajadores que tenga.

Espero que os sirva mi artículo.

Un saludo.

JR